PENDAHULUAN 

Perkembangan globalisasi ekonomi dan perubahan lingkungan pasar telah melahirkan kompetisi usaha yang semakin ketat. Dunia usaha dituntut untuk tampil adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan melakukan berbagai perbaikan strategi dan operasi perusahaan.

Salah satu unsur strategis bagi daya saing organisasi bisnis saat ini adalah pengelolaan sistem informasi akutansi dan keuangan sedemikian sehingga merupakan dasar pengambilan keputusan manajemen , perencanaan dan pengendalian serta sebagai sumber keunggulan daya saing perusahaan.

Efektifitas dan efisiensi manajemen dalam perencanaan dan pengendalian sangat ditentukan oleh output sistem informasi akutansi dan keuangan.

QuickBooks adalah salah satu software pengolah data akutansi terpadu , dan mudah dioperasikan bagi penerapan sistem informasi akutansi berbasis komputer.Penggunaannya relatif mudah , dan dapat dikuasai dalam waktu yang relatif singkat , bahkan bagi awam yang tidak mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman dibidang akutansi.

QuickBooks adalah paket program akutansi yang dibuat secara terpadu (integrated software) , dalam artian bahwa semua bagian yang terkait dalam bisnis dapat bekerja secara bersama-sama (multi user) dan menghasilkan report secara menyeluruh dalam waktu yang bersamaan pula.

QuickBooks tidak hanya sekedar software Akutansi tetapi juga berfungsi sebagai Bussines Management Software

Software ini (bajakan) dapat dibeli di Surabaya IT Mall dengan harga Rp.20.000,-- per keping CD.

Keuntungan Komputerisasi Data Akutansi

Komputerisasi dalam bidang akutansi memiliki keuntungan sebagai berikut.

·          Posting dilakukan secara otomatis sehingga mengurangi pekerjaan pembukuan

·          Data transaksi di buat satu kali saja sehingga mengurangi pengetikan data secara berulang , sehingga meniadakan kesalahan ketik.

·          Multi User , artinya data yang tersimpan dalam satu komputer dapat diakses oleh komputer lainnya pada waktu yang bersamaan .

·          User Profile , yang memungkinkan perusahaan mengatur hak akses setiap orang/user untuk tiap kegiatan. Misalnya operator bagian penjualan hanya dapat membuat faktur , tidak bisa mengubah maupun menghapusnya.

·          Realtime Processing , artinya setiap transaksi yang diinput akan langsung mengubah saldo perkiraan , yang pada ahirnya mengubah juga nilai-nilai yang tertera dalam laporan keuangan . Jadi setiap ada transaksi baru , pada saat itu juga kita dapat melihat Neraca , laporan Laba/Rugi , dan laporan lainnya yang sudah up-to-date. Sehingga tutup buku tidak usah menunggu waktu lama , dan rapat Pemegang saham segera bisa diselenggarakan tepat pada waktu awal tahun Dengan demikian akan menambah taraf kepercayaan dari semua pemegang saham

TERMINOLOGY

Empat konsep dasar pada QuickBooks ,adalah : Accounts ,Items, Customers, Vendors, dan. Bila dalam dua menit konsep dasar ini bisa dimengerti maka selanjutnya akan mudah untuk memahami seluk beluk informasi perusahaan dengan cepat dan benar .

Account: Ada dua pengertian mengenai accounts , yang pertama adalah account bank atau rekening bank , yang kedua adalah account yang digunakan dalam pembukuan , untuk membukukan macam-macam pendapatan dan macam-macam pengeluaran (biasanya disebut sebagai kode perkiraan) . Sebagai contoh buatlah account Alat Tulis Kantor untuk membukukan pembelian pensil , buatlah Account Bahan Bakar untuk membukukan pembelian premium , dsb. Semua account ini disusun dalam tabel Chart of Account.

Customers: Customer / pelanggan adalah seseorang yang membayar untuk barang dan jasa yang disediakan oleh perusahaan . Dan itu bisa berarti , seorang pasien , donatur , member , clien bantuan hukum , atau pelanggan eceran dll.

Vendors: Vendor adalah seseorang kepada siapa perusahaan membayar kecuali karyawan. Dan itu bisa berarti , subcontractors, perusahaan gas-air-listrik , pemilik lahan , kantor pajak , atau suppliers.

Items: Item adalah sesuatu atau apa saja yang akan ditempatkan pada invoice , purchase order dan bill . Ini bisa terdiri dari barang-barang yang diproduksi , sparepart , services, upah pekerja , diskon dan pajak.

A         PEMBUKUAN PADA SAAT SEKARANG

Komputer di CITIGO sudah diset dalam satu jaringan , namun untuk keperluan pembukuan jaringan tersebut belum dimanfaatkan.

Sebagai contoh bagian Tiketing dalam membuat Letter of Guarantee (LG) masih dilakukan secara manual dengan tulisan tangan, yang kemudian baru dibukukan oleh bagian Pembukuan

Infoice walaupun dikerjakan dengan komputer , nampaknya tidak langsung masuk ke komputer pembukuan .

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pembukuan hanya dilakukan oleh bagian Pembukuan saja .

Walaupun pembukuan dilakukan dengan komputerisasi , namun tidak lebih seperti pembukuan manual saja , karena belum memanfaatkan fasilitas jaringan komputer yang ada.

B         RENCANA PEMANFAATAN JARINGAN

Memanfaatkan jaringan dapat pula berarti membagi tugas pembukuan kepada masing-masing bagian sesuai dengan bidang tugasnya .

Semisal dalam perusahaan ada Bagian Tiket Domestik , Bagian Tiket International , Bagian Out-bound Tour , Bagian In-bound Tour , Bagian Dokumen, Bagian Pembukuan / Kasir , maka masing-masing sebaiknya memanfaatkan komputernya untuk melakukan tugas misalnya , membuat Voucher Hotel , Voucher Tiket , Invoice Tiket , Invoice Hotel , Invoice Dokumen , Terima Tiket dan Nota Tagihan , Terima Pembayaran, Membayar tagihan dsb.

Dengan pelaksanaan tugas seperti tersebut dengan tertib seperti , maka data Pembukuan akan update setiap saat.

1).          Pelaksanaan Tugas masing-masing Bagian

Apabila ada seorang pelanggan pelanggan membutuhkan tiket , maka prosesnya adalah sebagai berikut :

·          Bagian Tiketing membuat LG yang pada prinsipnya sama dengan membuat surat pesanan (PO) tiket kepada Suplier ,

·          Selanjutnya apabila Suplier membawa tiket yang dipesan dengan nota tagihan , maka Bagian Pembukuan membukukan proses penerimaan tagihan (Receive Bill) tersebut ,

·          Bagian Tiketing membuat Ivoice yang ditujukan kepada pelanggan.

·          Bagian Kasir  membukukan penerimaan pembayaran dari pelanggan.

·          Dan apabila tagihan dari Suplier telah dibayar oleh Kasir , maka Kasir segera membukukannya , dan mencatat pengeluaran tersebut kedalam Buku Bank atau Buku Kas.

Apabila semua kegiatan tersebut dikerjakan dengan komputer dalam satu jaringan dengan menggunakan software QuickBooks yang multi user , maka dari aspek pembukuan akan didapatkan secara otomatis hal-hal sebagai berikut:

·          Setelah Bagian Tiketing membuat LG maka otomatis akan didapat laporan Buku Pesanan Tiket.

·          Setelah Bagian Pembukuan membukukan tagihan dari Supplier , maka Buku Hutang dan Buku Persediaan Tiket, otomatis akan berubah pada saat itu juga (real time).

·          Apabila Bagian Tiketing telah membuat Invoice , maka Buku Piutang juga akan berubah.

·          Selanjutnya apabila Kasir telah membukukan penerimaan dari pelanggan maka otomatis pula akan terjadi mutasi Buku Kas atau Buku Bank saat itu juga .

·          Tidak hanya itu saja akan tetapi Rugi Laba dan Neraca otomatis ikut berubah pula saat itu juga.

a).    Bagian Tiketing

Bagian Tiketing bertugas membuat LG dan membuat Invoice yang ditujukan kepada Pelanggan .

a).1    Membuat LG

Berikut adalah contoh formulir isian untuk Letter of Guarantee yang dibuat oleh Bagian Tiketing. Apabila kita perhatikan sebetulnya pengisian formulir ini sama saja dengan apabila mengisi formulir dengan tulisan tangan .

Figure 1 . Formulir Letter of Guarantee

Apabila formulir dicetak diatas kertas continuos form maka hasilnya adalah sebagai berikut. Letter of Guarantee dengan QuickBooks bisa dikirim lewat fax atau lewat e-mail kepada Suplier.

Figure 2.Tampilan Cetak Letter of Guarante

Setelah Bagian Tiketing selesai membuat LG , maka Buku Pesanan tampilannya adalah sbb:

Figure 3.Buku Pesanan

a).2    Membuat Invoice

Tugas Bagian Tiketing berikutnya adalah membuat Invoice .

Berikut adalah tampilan formulir Invoice , yang cara pengisiannya sama saja dengan apabila mengisi formulir dengan tulisan tangan .

Figure 4. Formulir Invoice Tiket

Apabila formulir dicetak diatas kertas continuos form maka hasilnya adalah sebagai berikut..

Figure 5. Form Invoice Tiket

Setelah Bagian Tiketing selesai membuat LG , maka Buku Piutang tampilannya adalah sbb:

Figure 6. Buku Piutang

b).    Bagian Pembukuan

Bagian Pembukuan bertugas membukukan Tagihan yang diterima dari Suplier .

b).1    Membukukan Tagihan

Dalam hal membukukan nota tagihan ini, Bagian Pembukuan tidak perlu mengetik ulang data-data yang tertera di LG , semua data akan tampil dengan otomatis.

Tampilan dari formulir penerimaan tagihan (Enter Bills) ini adalah sebagai berikut :

Figure 7. Form Enter Bills

Setelah tagihan dibukukan maka buku hutang tampilannya sbb:

Figure 8. Buku Hutang

Setelah tagihan dibukukan maka buku Persediaan Tiket tampilannya sbb:

Figure 9. Buku Persediaan Tiket

c).    Kasir

Kasir bertugas membukukan Pengeluaran untuk pembayaran Tagihan dari Suplier (Pay Bills) dan membukukan Penerimaan yang diterima dari Suplier (Receive Payment )

c).1     Membukukan Pembayaran Tagihan

Dalam hal membukukan Pembayaran tagihan ini, Kasir hanya perlu membubuhkan Bukti Kas Keluar saja , selanjutnya tampilan dari formulir pembayaran tagihan (Pay Bills) ini adalah sebagai berikut :

Figure 10. Form Pay Bills

Tampilan Buku Kas setelah membukukan Pembayaran kepada Suplier

Figure 11. Buku Kas setelah Pembayaran

c).2     Membukukan Penerimaan dari Pelanggan

Dalam hal membukukan Penerimaan dari pelanggan , Kasir hanya perlu membubuhkan jumlah yang diterima , dan Bukti Kas Masuk saja , selanjutnya tampilan dari formulir penerimaan pembayaran (Receive Payment) ini adalah sebagai berikut :

Figure 12. Form Receive Payment

Tampilan Buku Kas setelah membukukan Penerimaan dari pelanggan.

Figure 13. Buku Kas setelah Penerimaan

C         LAPORAN NERACA DAN LABA RUGI

Figure 14.Laporan Laba / Rugi

Figure 15. Laporan Neraca

D        HAMBATAN YANG AKAN DITEMUI

Hambatan yang akan ditemui dalam rencana beralih ke QuickBooks , antara lain:

·          Mengubah kebiasan pengerjaan manual ke komputerisasi.

·          Kebiasaan pengoperasian DOS operating sistem yang hanya menggunakan keyboard , menganggap bahwa QuickBooks pengerjaannya selalu harus pakai mouse , hal ini tidak benar karena QuickBooks juga akan lebih cepat bila dilaksanakan dengan menggunakan keyboard

·          Dan hal yang lasim terjadi yaitu bahwa selalu ada antipati terhadap barang yang baru , dan menganggap ini suatu beban tugas tambahan karena mereka sudah merasa nyaman dengan keadaan yang sekarang , dan kurang mempunyai niatan untuk mencari sesuatu yang lebih nyaman.

·          Membukukan penerimaan dan pembayaran dalam valuta asing.

E         MODUL PELATIHAN

Berikut adalah contoh bagian dari modul pelatihan , yang memuat manual cara membuat data Pelanggan .Misalkan akan dibuat data Customer Loegiono

Untuk membuat data New Customer di Quickbook ikuti langkah-langkah berikut

1.      Dari Lists menu, pilih Customer:Job > tampil jendela Customer;Job List

2.      Klik tombol Customer;Job, pilih New.> tampil jendela New Costumer

3.      Ketik LOEGIONO di kotak Customer Name , selanjutnya isi data sesuai contoh

4.      Selanjutnya Alt+I atau klik Additional Info

5.      Isi data sesuai contoh. .

6.      Klik OK

F          FORM YANG BISA DIBUAT OLEH QuickBooks

Berikut adalah contoh formulir yang bisa dibuat oleh QuickBooks , demikian Form dikerjakan maka sekaligus pembukuan akan ter Up-Date dengan sendirinya.

Figure 16.Form Hotel Voucher

Figure 17. Form Tanda Terima Deposit

Figure 18. Form Invoice Tour

Figure 19. Form Invoice Hotel

G         PENUTUP

Demikianlah gambaran sebagian dari kemampuan QuicBooks untuk membukukan usaha dibidang Tour & Travel

Selanjutnya kami tunggu keputusannya apakah tetap berminat untuk menggunakan software QuickBooks untuk mengerjakan pembukuan.